İnsanoğlunun kurduğu ve yaşattığı medeniyetler dikkatlice incelendiğinde, projelerin planlanması ve yönetimi süreçleriyle karşılaşırız. Binaların inşa edilmesi, şehirler arası yolların tasarımı, sağlık sektöründeki gelişmeler ayrı ayrı proje çalışmaları olarak ele alınabilir. Geçmişte de planlamacılar, bugün sahip olduğumuz tekniklerden ve metodolojilerden yoksun biçimde, zaman çizelgeleri yaratmış, malzeme ve kaynağın performansını incelemiş ve karşılaşabilecekleri riskleri belirlemişlerdir. Çağımızda da bir tür planlama kavramı modern şekliyle proje adını alarak mühendislik literatürüne girmiştir.
PROJE TANIMI
Proje konusunda değişik tanımlamalar yapılmıştır. Bu tanımlamalardan bazıları:
- Proje temel olarak bir yatırım önerisidir.
- Proje, ekonomik ve teknik yapılabilirliğe sahip minimum yatırımdır.
- Proje, yatırıma yönelik her hangi bir tasarının analiz edilebilen ve değerlendirilebilen en küçük birimidir.
- Proje, başlı başına değerlendirilebilen her hangi bir yatırım unsurudur.
Türk Dil Kurumu’ndaki tanımı ise:
- Değişik alanlarda önceden plan ve programa alınmış, maliyeti hesaplanmış, kurum ve kuruluşların yönetim organları tarafından onaylanmış, kısa ve uzun vadeye bağlanarak özel kurum veya devlet adına gerçekleştirilmesi kabul edilmiş bilimsel çalışma tasarısıdır.
Projelerin genel özelliklerinden hareket edildiğinde ortak bazı noktalar tespit edilebilmektedir:
- Proje, bir gereksinimden (talep) doğar ve bu gereksinimi karşılamaya yönelik olarak tasarımlanır.
- Proje, belli bir zaman aralığında ve mekanda gerçekleşir.
- Proje, belli girdiler (kaynak) tüketir ve çıktılar (mal veya hizmet) üretir.
- Proje, alternatif projelerin kullanabileceği kaynakları tüketir.
PROJE, belirli başlangıç ve bitiş noktası olan, amacı, kapsamı, bütçesi açıkça tanımlanmış ve bir defaya mahsus gerçekleştirilen aktiviteler bütünüdür.
Sınırlı sayıda kaynakla gerçekleştirilen proje çalışmaları, metodolojilere bağlı kalarak planlanmalı, gerçekleşme bilgileri geldikçe gelişmeler kontrol altında tutulmalı ve geleceğe yönelik gerekli tedbirler alınmalıdır.
Proje yönetsel fonksiyonları da olan bir yapıdır. Proje Yönetimi iş süreçlerini planlamada ve kontrolde özel metodolojiler ve daha iyi iletişimin sağlanabileceği organizasyon yapıları önerir. Böylece yapılması gereken faaliyetler, karşılaşılabilecek riskler, var olan kısıtlar, başarı kriterleri bütün organizasyon tarafından doğru anlaşılır ve zorluklara karşı bir takım halinde müdahale edebilme imkanı yaratılmış olur. Üst yönetim ise, proje hedefleri doğrultusunda mevcut kaynakların ne kadar etkin ve verimli kullanıldığını projenin her adımında inceleme imkanı bulur.
Zaman içinde planlamacılar, maliyet kontrolü, zaman çizelgesi geliştirme, kaynak planlama ve risk yönetme gibi teknikleri geliştirerek, proje çalışmalarına dahil ettiler. Böylece projelerin başarısını ölçmede pek çok kriter belirleye bildiler.
Modern organizasyonlar, proje yönetiminin bir çok avantaj kazandırdığını keşfettiler. Müşterilerin daha iyi ve daha hızlı ürün veya hizmet beklentilerine, en kolay cevap verme yönteminin proje yönetimi metodolojisi olduğu ispatlanmıştır. Globalleşen dünyada, rekabet koşullarının daha da zorlaşması, esnek organizasyon yapısını gerektirmekte, ayrıca bütün birimlerin bir koordinasyon içinde yönetilerek, verimliliğin arttırılması hedeflenmektedir.
PROJE YÖNETİMİ
Proje yönetimi, proje faaliyetlerinin proje hedeflerine ulaşmak için planlanması, çizelgelenmesi ve kontrolüdür.
Bu faaliyetler gerçekleştirilirken kalite, maliyet, zaman sınırlamaları içinde kalmak ve proje büyüklüğünün kabul edilebilir sınırlar içerisinde tutulması zorunlulukları vardır.
Proje Zorunlulukları
Proje yönetimi, varılmak istenen hedeflere ulaşmak için, kontrollü ve organize edilmiş bir çalışma içinde kurumun uygun kaynaklarını yönetmektir.
Proje yönetiminin özellikleri:
- Proje yönetimi, hedef odaklıdır.
- Proje yönetimi, değişim merkezlidir.
- Proje yönetiminde, başarı için çok farklı becerilere sahip bireyler biraraya gelerek, proje takımını oluştururlar.
- Proje takımları, bilinenleri göz ardı ederek yeni çözümler arar.
- Proje Yönetimi’nde, işlerin zamanında bitmesi için kontrol ve izleme her zaman yapılır.
- Proje Yönetimi, performans odaklıdır. İşin kalitesi ve çalışma tarzı için yüksek standartlar belirlenir.
- Proje yönetiminde, proje takımları yeni yöntemler geliştirmeye çalışır.
- Proje yönetimi, kısa vadeli bir iştir ve kısa bir zamanda bir bazen birden fazla da olabilir işin tamamlanmasından sorumludur.
PROJE YÖNETİM SÜREÇLERİ
Dünya’nın en büyük kar-amacı-gütmeyen organizasyonlarından biri olan PMI‘ın (Project Management Institute) resmi yayını olan PMBOK‘a (Project Management Body of Knowledge) göre Proje Yönetimi Süreçleri (Processes) aşağıdaki 5 madde’de toplanmıştır;
- Başlangıç (Initiating)
- Planlama (Planning)
- Yürütme (Executing)
- İzleme ve Kontrol (Monitoring and Controlling)
- Kapanış (Closing)
Proje Yaşam Döngüsü
PMBOK‘ta tanımlanan 9 adet Bilgi Alanı (Knowledge Area) vardır;
- Entegrasyon (Integration)
- Kapsam (Scope)
- Zaman (Time)
- Maliyet (Cost)
- Kalite (Quality)
- İnsan Kaynakları (Human Resources)
- İletişim (Communications)
- Risk (Risk Management)
- Tedarik (Procurement)
PROJE YÖNETİMİ NEDEN GEREKLİ?
- Ürün geliştirilmesine, giderek çok farklı disiplinlere aynı anda ihtiyaç duyulması
- Ürün geliştirmede kullanılan bilgi birikiminin iç içe ve entegre bir biçimde çalışması gerekliliği
- Küresel pazarda rekabet edebilmek için neyi, ne zaman, nerede ve nasıl sunmak gerektiğinin belirlenmesinde kültürel ve çevresel faktörlerin dikkate alınması gerekliliği
! Giderek karmaşık hale gelen ürünlerin, çok disiplinli birikimin bir araya getirilerek, hedeflenen özelliklerde, maliyette ve zamanda gerçekleştirilmesinde proje yönetimi teknikleri kullanmak zorunlu hale gelmiştir.
Proje Yönetimi faaliyetlerinin şirketlere kazandırdıkları;
- Kaynakların daha efektif yönetilmesi,
- Toplam kalite’de iyileşme,
- Karlılığın artması,
- Risklere ve Fırsatlara karşı hazırlıklı olmak,
- Daha gerçekçi hedefler belirlebilme.
Kaynaklar:
En Mühendis 